In azienda le riunioni diventano smart: massimo un quarto d’ora

Una ricerca di Microsoft conferma la tendenza: quelle “lunghe” producono effetti negativi sulla qualità del lavoro e sull’umore dei partecipanti.

Roma – Riunioni di lavoro più brevi ma più frequenti. La pandemia ha provocato una serie di stravolgimenti non solo nella vita delle persone, ma anche nell’organizzazione del lavoro. Molte aziende scelsero di riunirsi coi propri collaboratori con incontri brevi, della durata di 15 minuti, ma più frequenti e a distanza per i noti divieti. Tendenza confermata anche col ritorno in “presenza”. Questo dato ha trovato conferma in una recente ricerca di Microsoft. Uno dei punti critici delle riunioni è che hanno sempre assorbito più tempo del previsto, producendo effetti negativi sulla qualità del lavoro e sull’umore dei partecipanti. Mentre quelle di 15 minuti sembrerebbero rivelarsi un modello più idoneo per mantenere la coesione del gruppo e non dissipare la concentrazione sul lavoro.

Il “Wall Street Journal” –prestigioso quotidiano internazionale newyorkese- ha definito le riunioni “le sabbie mobili della giornata di lavoro”, in quanto l’attenzione cala dopo i fatidici quindici minuti. Sono da segnalare, anche, i notevoli costi aziendali, che a causa dell’eccessivo protrarsi delle riunioni, spesso, risultano improduttive. Le riunioni lunghe hanno una strana caratteristica: occupano tutto il tempo previsto anche quando gli argomenti trattati si esauriscono prima. Ora, non è che programmare riunioni di 15 minuti avvenga d’emblée, con un colpo di bacchetta magica.

Ottimizzazione delle riunioni

E’ necessario un certo periodo di adattamento e, soprattutto rivedere le pratiche consolidatesi. Uno dei problemi è essere dotati di capacità di sintesi, senza cancellare punti che, invece, meritano la menzione. Spesso si è portati ad delimare dall’introduzione dell’oggetto i saluti, che, invece, consentono di allentare la tensione e distendere gli animi, facilitando l’interazione e lo scambio di informazioni. Secondo gli studiosi di “gestione aziendale”, è vantaggioso contenere il numero dei partecipanti ad ogni riunione. Questo perché non tutti sono adeguati per quel determinato tema e, quindi, si correrebbe il rischio di provocare fastidio e perdita di tempo. Inoltre, è sconsigliato abbreviare una riunione lunga in una più breve, perché esistono aspetti che non possono essere sintetizzati e che produrrebbero un mancato raggiungimento dell’obiettivo.

E’ preferibile reputare importante un particolare di un tema più complesso e discutere solo di quello. Per rendere una riunione proficua, è utile che più aspetti siano valutati prima in una sorta di pre-incontro. Ad esempio, si può spedire della documentazione da consultare in anteprima, in modo da giungere alla data della riunione con una buona preparazione dell’argomento e di rendere la discussione immediatamente efficace. A volte succede che i partecipanti sono invitati a più riunioni brevi durante la stessa giornata. Ebbene, in questo caso sarebbe opportuno organizzarle in orari non molto distanti tra loro, con delle brevi pause tra l’una e l’altra.

Soglia di attenzione in calo dopo le prime 4 ore

E’ stato verificato che risultano essere più fruttuose di quelle distribuite lungo l’arco della giornata. D’altronde, da molti studi in passato, è emerso che la soglia di attenzione di un lavoratore cala dopo le prime 3,5/4 ore di lavoro, per cui il resto dell’orario è inutile o quasi. E’ molto plausibile, quindi, che anche le riunioni se durano meno producono di più. A vantaggio sia del lavoratore che dell’azienda.

Facebook
Twitter
LinkedIn
WhatsApp
Email
Stampa